経理・記帳・事務などの代行事業者・オンライン秘書
044経理、記帳、事務などの代行業者を利用している事業者と電子帳簿保存法
中小企業や個人事業主の方で自社で経理担当は雇用してなくて業務委託契約の外注サービスを使う、という方もいらっしゃるのではないでしょうか?
例えば、税理士さんに記帳代行から申告までお願いするケースや、事務のサポートをする代行業者などに記帳や経理業務をお願いするケースなどがあると思います。
中小企業や個人事業主の方の中には、電子帳簿保存法が施行されたのは知っているけど、「経理は任せているから大丈夫」「自分で理解してなくてもなんとかなるかな」などと考えている方もいらっしゃるのではないでしょうか?
もし、このようにお考えでしたら、再度、依頼している業務範囲の確認をしてください。
“依頼する方は、任せているから大丈夫”と思っていても、“依頼される代行業者は、電子帳簿保存法対応は、業務範囲外になるので依頼者自身で対応してください”
ということがあるので、確認することをお勧めします。
業務委託契約書に業務範囲の記載があるはずですが、依頼する方に知識があって代行業者に確認できるか、代行業者が親切に教えてくれるかしないと、分からないまま契約してしまう、と言うこともよくあるんですよね。
例えば、電子帳簿保存法施行前までは、ECサイトを利用した場合でも領収書を印刷して代行業者に「紙」で渡すだけで良かったのですが、電子帳簿保存法に準拠しなければいけなくなったので、今後は、電子帳簿保存法の要件を満たして領収書のデータを保存する必要があります。代行業者に電子帳簿保存法の対応を依頼できない場合は、自身で保存する必要があるということです。※注1
電子帳簿保存法の対応については、誰(依頼者又は代行事業)がどうやって(ツールを使うのか、使わないのか、など)対応するのかを確認しておかないと、2024年1月1日以降については、もし、代行業者が対応していなかった場合でも、依頼者が「対応してなかった😱😱」と言うことになります。
※注1 本来は義務化の電子取引の要件に沿って事務処理規程等も作成し、保存する必要がありますが、人手不足など事情により2024年1月1日から対応が間に合わない事業者はひとまず、電子的な取引履歴のデータを消さずに保存する必要があります。詳しくは、国税庁サイトにある令和6年1月からの電子取引データの保存方法をご覧ください。
次のいずれかに当てはまっていたら確認してみることをお勧めします。
- ①領収書や請求書など記帳、申告に必要な紙の書類を1年分まとめて税理士さんに渡して記帳から申告までお願いしている場合
- →電子帳簿保存法の電子取引義務化が始まるとデータはデータのまま保存する必要が出てくるため、業務フローが変わります。変更点があるか、変更があればどんな点が変更になるかについても確認してみてください。
- ②税理士さんの報酬が安く、関与の程度が薄かったり、限定的の場合
- →報酬が高いお客様や規模の大きいお客様から対応されることはあります。特に忙しい税理士さんは小規模の事業者や関与の程度が希薄な場合や税理士報酬が安い場合などは後回しになることもあるので、「お願いできること」と「自社(自分)が対応すること」を確認しておきましょう。
- ③記帳代行や経理代行、事務代行をお願いしているけど、特に電子帳簿保存法の話が出ていない場合
- →電子帳簿保存法について表面的なことは知っているけど、対応についてはお客様ご自身で対応してください、サポートもしていません、と言ったケースもあるので、気をつけてください。
結論
- 今までと業務フローの変更があるか
- 電子帳簿保存法対応はご自身で全て対応する必要があるか
- 依頼できるのか